输入控制的主要目的是为了确保经济业务在计算机处理之前经过适当的审批,经济业务被准确地转换为机器可读的形式并记录于计算机数据文件中,经济业务没有丢失或不恰当地增加、复制、改动,拒绝不适当的经济业务,必要时,及时重新补救。输入控制是保证会计信息真实、准确的关键环节,输入控制的措施可能因系统复杂程度而有所不同,一般分为数据审核和数据输入两部分。
(1)数据审核。数据审核,是指在数据录入计算机可读的介质之前,对记账凭证的内容要进行审核,审核无误后,方可输入数据。
凭证审核是会计工作中非常重要并且不可逾越的工作环节,这一点在手工条件下和信息化条件下都是一样的。
为了实现内部控制,一般情况下,输入凭证和审核凭证的操作人员不能是同一个人。审核凭证人员发现凭证错误后,不能直接修改,必须通知凭证输入员进行修改。
(2)数据输入控制。输入控制用来防止或发现在数据的采集和输入阶段的数据错误,并保证输入数据的完整性和经过授权。典型的输入控制有以下几种:输入授权控制,通过该控制可确保输入员是经过系统授权的;业务审批控制,一切业务在进入系统处理之前,必须经过主管领导的审批,操作员无权审批业务,也不能擅自修改业务记录;输入校验控制,主要包括试算平衡控制、凭证连续编号控制、逻辑关系控制、总量控制、校验码控制、二次输入控制等。